Le rapport CHAOS est un rapport qui indique qu’en 2023, seulement 33% des projets IT réussisait leur objectif, que 52% des projets étaient en danger et 15% ont complètement échoué.
Il y a donc beaucoup de composantes à prendre en compte pour la réussite d’un projet quel qu’il soit. C’est pourquoi des gens ont créé certaines méthodologies de gestion de projet pour essayer de contrôler un maximum les facteurs de la réussite d’un projet. C’est de là que vient PRINCE2.
PRINCE2 est en somme une série de principes, thèmes et processus qui couvrent toute la gestion d’un projet (quel que soit le projet) dans le but d’aider les équipes, minimiser les risques et maximiser les opportunités de réussite.
PRINCE2 est un système assez complexe et lourd, il ne convient donc pas forcément de l’appliquer à la lettre pour n’importe quel projet, mais donne des pistes et des conseils très intéressants pour clarifier un maximum un projet.
- Les 7 principes de PRINCE2 sont les grandes lignes fondamentales de tout projet
- Les 7 thèmes sont les aspects essentiels d’un projet, et appliquent les 7 principes
- Les 7 processus sont les étapes séquentielles de tout projet
Les principes
- La justificatoin continue de l’entreprise, en somme il faut s’assurer que tout au long de la vie du projet, ce dernier reste viable et souhatable pour l’organisation qui l’a mandatée.
- C’est nottament l’un des problèmes majeur des méthodologies tel que Waterfall car elles ne prennent pas en compte que le contexte peut avoir changé complètement entre le début et la fin du projet.
- C’est pourquoi dans SCRUM il est important de toujours rester en contact avec lae client·e ou un·e responsable afin de s’assurer que l’on est en accord avec les besoins du client tout au long du projet
- Apprendre de l’expérience passée, c’est-à-dire de s’assurer que l’expérience apprise sur un projet est transmise pour les projets précédents par le biais de documentation ou de formations par exemple.
- Dans PRINCE2, il y a ainsi le “PMO” (Project Management Office) qui est une structure chargée de collecter, organiser et standardiser tous les retours d’expérience
- Avoir des rôles et responsabilités bien définies, c’est par exemple là que RACI peut devenir très utile.
- Faire du management par séquences, c’est-à-dire que le projet est constamment planifié, surveillé et contrôlé par étapes/phases. C’est-à-dire d’avoir un plan global du projet du début à la fin.
- Faire du management par exception, c’est-à-dire de prendre en compte que des imprévus vont arriver et qu’il faut donc faire attention à ne pas être trop rigide dans ses attentes et toujours définir des seuils de tolérence (en terme de temps, couts, qualité, périmètre, risques, bénéfices, etc) afin de prendre en compte ces imprévus
- Se focaliser sur les produits, c’est-à-dire que le projet doit être axé sur la production d’un délivrable et de quelque chose de vérifiable et mesurable. Églement le projet doit avoir des exigences claires définies dès le début du projet, par exemple via des critères d’acceptations (par exemple “Given When Then”)
- S’adapter à l’environnement du projet, c’est-à-dire qu’il ne faut pas forcer une gestion de projet qui est complètement différente de la gestion déjà opérée par l’organisation par exemple et qu’il faut toujours adapter les concepts dans l’environement déjà existant du projet
Les thèmes
- Le Cas d’affaire regroupe les informations qui permettent au comité de pilotage si le projet est désirable (rentre dans les objectifs de l’organisation), viable (retour sur investissement) et achevable (réaliste de le faire et de le terminer)
- Le cas d’affaire sert principalement à appliquer le principe de justificatoin continue
- L’organisation décrit la structure des rôles et des responsabilités du projet afin d’assurer que les responsabilités et rôles soit bien définit. Cela peut par exemple se faire grâce à RACI mais sinon PRINCE2 propose 3 niveaux d’organisation :
- Le comité de pilotage qui est responsable de la gestion globale du projet et des décisions très importantes de haut niveau (budget, ressources, direction générale, etc) il est composé de l’organisation qui commande le projet, d’un responsable des utilisateur·ice·s finaux du projet et d’un responsable des fournisseurs du projet (par exemple des développeur·euse·s)
- Lae chef·fe de projet qui est responsable de la gestion quotidienne du projet. Ce rôle est responsable d’atteindre les objectifs du projet en tenant compte des contraintes de ressources. Il faut donc gérer les risques, planifier, suivre l’avancement et rendre des comptes au comité de pilotage.
- L’équipe projet est composée des personnes qui effectuent le travail nécessaire pour produire les livrables du projet. Il existe certains rôles plus spécifique comme les responsables d’équipes qui vont encadrer des sous-équipes, l’assurance projet qui veille à la qualité du projet et le soutien projet qui s’occupe de la logisituqe, documentation et support administratif.
- La qualité établit un cadre et définit des normes et des exigences de qualité des livrables. On va donc y retrouver deux types de contrôle de qualité : l’assurance projet qui vérifie la qualité de la gestion du projet (PRINCE2, gestion des tâches, etc) et l’assurance qualité qui vérifie la qualité et la conformité des livrables.
- Le plan du projet dans sa globalité qui vise à surveiller les projets et aider à la prise de décision dans PRINCE2 se compose principalement de deux types de plans : le plan de projet qui définit le plan du projet dans sa globalité ainsi que ses différentes grandes étapes, et les plans d’étapes qui définissent en détails la réalisation de chaque étape du plan de projet
- En plus du plan de projet et du plan d’étape qui sont les deux principaux, on peut également retrouver le plan d’équipe qui décrit les activités, ressources et délais de la réalisation des livrables pour chaque équipe, ou encore le plan d’exception qui définit ce qui doit être fait lorsque le projet dévie de son cours (par exemple un seuil de tolérence est dépassé), ce dernier remplacera alors le plan d’étape ou le plan de projet original.
- Les risques vise à identifier, évaluer et répondre aux différents risques du projet.
- Le changement consiste à identifier et documenter toutes les demandes de modification du projet, des incidents (exemple : argent ou autre ressource indisponible) ou des déviations (exemple : écarts par rapport à une norme de qualité), d’évaluer l’impact de chaque demande, contrôler les modification et assurer la traçabilité des décisions pour justifier chaque modification
- La progression consiste à suivre le projet, contrôler son évolution et l’évolution des ressources afin de prendre des décisions éclairées sur le projet. Cela permet ainsi de vérifier que l’on est sur la bonne voie.
- Cela se fait nottament grâce à des documents créé par d’autres thèmes tel que les plans de projets et d’étapes, les rapports, le mandat du projet (cadre initial et définition des responsabilités) et le document d’initialisation du projet (DIP) qui formalise les objectifs, le périmètre, le planning, les tolérences, etc.
Les processus
- L’élaboration où on évalue si le projet est réalisable et viable avant d’y investir du temps et des ressources.
- La direction où permet au comité de pilotage de prendre les décisions clés et fournir les ressources nécessaires
- L’initialisation où on crée le document d’initalisation du projet (DIP), le business case, les plans, etc qui doivent alors être présenté au comité de pilotage et être validés.
- Le contrôle où l’on suit chaque étape de l’exécution du plan et en gérant les incidents qui surviendrait
- La gestion de la livraison où on assure la prodution des livrables conformément aux critères de qualités et aux spécifications du projet
- La gestion des limites où on évalue la progression à la fin de chaque étape, fait le point sur les objectifs et prépare l’étape suivante.
- La cloture du projte marque la fin officielle du projet, on s’assure alors que tous les livrables ont été achevés et que tous les critères sont atteints et enfin on transmet les leçons apprises pour améliorer les chances de réussite des projets futurs.